Qu'est-ce qu'un travel manager ?
Un travel manager est le responsable en charge de la politique voyages d'une entreprise. Son rôle couvre l'organisation des déplacements professionnels, la négociation avec les prestataires (compagnies aériennes, hôtels, loueurs de voitures), le suivi des dépenses et la conformité à la politique voyage interne.
Dans les grandes entreprises (500+ salariés), ce poste est occupé par un salarié à temps plein. Dans les PME et ETI, la gestion des voyages est souvent confiée à une assistante de direction, un office manager ou — pire — aux collaborateurs eux-mêmes.
C'est précisément là qu'intervient le travel manager externalisé : un professionnel dédié, externe à l'entreprise, qui assume toutes ces missions sans le coût d'un recrutement interne.
Les missions d'un travel manager externalisé
Un travel manager externalisé prend en charge l'ensemble du cycle du déplacement professionnel :
Réservations et logistique
- Vols (economy, premium economy, business class, open-jaw, multi-destinations)
- Hôtels et résidences d'affaires
- Trains, Eurostar, ICE
- Transferts aéroport, chauffeurs, locations de voiture
- Restaurants et tables d'affaires sur réservation
Gestion administrative
- Visas et formalités d'entrée selon les destinations
- Assurances voyage professionnelles
- Gestion des annulations, modifications et remboursements
- Centralisation des notes de frais et factures
Reporting et optimisation
- Reporting mensuel des dépenses voyage par collaborateur et par projet
- Bilan CO₂ des déplacements
- Identification des économies possibles (tarifs, fidélité, alternatives)
- Conseil sur la politique voyages de l'entreprise
Pourquoi externaliser plutôt que recruter ?
La question se pose naturellement : pourquoi ne pas simplement recruter un travel manager en interne ? Voici les raisons pour lesquelles l'externalisation s'impose pour la grande majorité des PME et ETI belges :
Le coût est sans comparaison
Un travel manager salarié en Belgique coûte entre 50 000 et 70 000€ brut/an, charges patronales incluses. Soit entre 4 200 et 5 800€/mois de coût total employeur — pour un seul poste, à plein temps, avec toutes les contraintes RH associées.
50 000–70 000€/an · Charges incluses · Préavis de départ · Congés
Opérationnel sous 48h · Disponible lun–sam
La réactivité est immédiate
Un recrutement prend 2 à 4 mois : rédaction de l'annonce, tri des candidatures, entretiens, préavis. Avec Alchimia Corporate, votre travel manager dédié est opérationnel sous 48h après la signature.
L'expertise est déjà là
Un travel manager externalisé connaît déjà les tarifs négociés, les meilleures compagnies sur chaque route, les hôtels partenaires. Vous bénéficiez immédiatement d'un réseau que vous n'auriez pas pu construire seul.
Comment fonctionne la mise en place ?
Briefing initial (45 min)
Nous cartographions vos habitudes de voyage : compagnies préférées, classes de cabine, standards d'hébergement, destinations récurrentes, contraintes horaires, préférences alimentaires.
Signature et configuration (J+1)
Contrat signé, accès aux outils mis en place, votre chargé de voyage nommé vous est présenté par email.
Première demande (J+2)
Vous envoyez votre première demande de voyage. Par email ou téléphone, en quelques mots. Votre TM gère le reste : options, réservations, confirmations.
Reporting mensuel (fin de mois)
Récapitulatif des dépenses, bilan CO₂, rapport pour la comptabilité. Tout est prêt sans effort de votre part.
Les signaux d'alarme qui indiquent que vous en avez besoin
Voici les situations qui indiquent qu'il est temps d'externaliser votre gestion des déplacements professionnels :
- Vos collaborateurs réservent eux-mêmes leurs billets sur des sites grand public
- Quelqu'un dans votre équipe gère les voyages "en plus de son vrai travail"
- Vous avez vécu des situations d'urgence mal gérées (vol manqué, hôtel indisponible)
- Vous ne savez pas exactement combien vous dépensez en voyages chaque mois
- Vous payez des tarifs plein tarif faute de négociation avec les prestataires
- Vos collaborateurs perdent du temps à organiser leurs propres déplacements
Règle des 10 voyages : dès que votre entreprise effectue plus de 10 déplacements professionnels par mois, la gestion internalisée coûte plus cher en temps perdu et en tarifs non négociés que le coût d'un travel manager externalisé.
Questions fréquentes
Qu'est-ce qu'un travel manager externalisé ?
Un travel manager externalisé est un chargé de voyage professionnel qui gère l'intégralité des déplacements de votre entreprise sans être salarié. Il connaît vos habitudes, vos préférences et vos contraintes dès le premier briefing, et répond comme un employé à temps plein — mais pour un coût bien inférieur.
Combien coûte un travel manager en Belgique ?
Un travel manager salarié coûte entre 50 000 et 70 000€ brut par an en Belgique. Alchimia Corporate propose un travel manager dédié à partir de 290€/mois, soit une économie de 10 à 15 fois.
Quelle est la différence entre un travel manager et une agence de voyage ?
Un travel manager est dédié exclusivement à votre entreprise et connaît vos habitudes en profondeur. Une agence de voyage traite des centaines de clients anonymement. Le travel manager anticipe vos besoins ; l'agence réagit à vos demandes.
Quelles sont les missions d'un travel manager ?
Réservation de vols, hôtels, trains et transferts ; gestion des visas ; suivi des annulations et modifications ; négociation de tarifs ; reporting des dépenses et bilan CO₂ mensuel.
À partir de quel volume de voyages est-il rentable d'externaliser ?
L'externalisation est rentable dès 10 voyages professionnels par mois. Au-delà de 20/mois, l'économie générée dépasse largement le coût du service.